SVC Groep: Op 25 juli 2018 is de herziene Wwft in werking getreden.

Instellingen die onder de Wwft vallen zijn onder meer: banken, (beheerders van) beleggingsinstellingen, beleggingsondernemingen en financiële dienstverleners die bemiddelen in levensverzekeringen en financiële dienstverleners die gebruik maken van het Nationaal Regime (en daardoor als beleggingsonderneming kwalificeren).

• de cliënt te identificeren;
• de identiteit van de cliënt te verifiëren;
• de uiteindelijke belanghebbende te identificeren en diens identiteit te verifiëren;
• doel en beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen;
• de zakelijke relatie en zijn transacties te monitoren, met eventueel een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de relatie of de transactie gebruikt worden;
• vast te stellen of de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is en deze persoon te identificeren en diens identiteit te verifiëren;
• op risico gebaseerde en adequate maatregelen te nemen om te verifiëren of de cliënt ten behoeve van zichzelf optreedt dan wel ten behoeve van een derde.

Een instelling mag het cliëntenonderzoek op grond van artikel 10 Wwft aan een derde uitbesteden, maar de instelling blijft echter zelf verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de Wwft.

Bij deze cliëntonderzoeken kan de instelling het onderscheid maken tussen een vereenvoudigd cliëntonderzoek of een verscherpt cliëntonderzoek. Het achterwege laten van een cliëntonderzoek is niet meer toegestaan. Als een nieuwe of bestaande relatie niet aan de vereisten van het cliëntenonderzoek kan voldoen, mag de transactie niet plaatsvinden en moet de relatie worden beëindigd.

Vereenvoudigd cliëntonderzoek
De instelling beperkt zich tot een vereenvoudigd cliëntenonderzoek als de cliënt over een bewezen laag risico beschikt. Hierbij dient de instelling in ieder geval rekening te houden met de niet-limitatieve lijst van risicofactoren. In deze lijst wordt er verwezen naar overheden of overheidsbedrijven of levensverzekeringspolissen met een lage premie.

Het is niet meer mogelijk om cliënten standaard aan te wijzen voor een vereenvoudigd cliëntonderzoek. Dit dient de instelling elke keer aan de hand van een risicoanalyse te bepalen: wat is een lage premie en in welke gevallen kan het vereenvoudigd cliëntenonderzoek worden uitgevoerd? Voor het vereenvoudigd cliëntenonderzoek hoeft de instelling alleen:

• de identiteit van de cliënt vast te stellen en vast te leggen
• het doel en de aard van de transactie vast te stellen en vast te leggen

Verscherpt cliëntonderzoek
De instelling moet een verscherpt cliëntenonderzoek doen als:

• er vooraf een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering wordt vermoedt;
• de cliënt bij de identificatie niet fysiek aanwezig is;
• de cliënt woonachtig of gevestigd is in een staat met een hoog risico-staat, daarbij gaat het om derde landen die in hun nationale wetgeving ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme strategische tekortkomingen vertonen en daarmee een aanzienlijke bedreiging vormen voor het financieel stelsel van de Europese Unie;
• de cliënt een politiek prominent persoon is

Bij het verscherpt cliëntenonderzoek moet de instelling, naast het normale cliëntenonderzoek, ook de transactie en de cliënt beoordelen op een mogelijk risico van witwassen of terrorismefinanciering. Als de cliënt niet fysiek aanwezig is voor de identificatie moeten er aanvullende documenten, gegevens of informatie worden opgevraagd.

Verificatiemiddelen
Voor het identificeren zijn de volgende middelen toegestaan:

• Natuurlijke personen:
  • een geldig paspoort, identiteitskaart, rijbewijs;
  • een geldige identiteitskaart of rijbewijs uit een lidstaat;
  • reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen;
  • vreemdelingendocumenten.
• Nederlandse en buitenlandse rechtspersonen, in Nederland gevestigd:
  • (elektronisch) uittreksel handelsregister (optie: gewaarmerkt);
  • een akte of verklaring van een Nederlandse notaris of een daarmee vergelijkbare functionaris uit een andere lidstaat.
• Buitenlandse rechtspersonen, niet in Nederland gevestigd:
  • betrouwbare en in het internationale verkeer gebruikelijke documenten uit onafhankelijke bron, gegevens of inlichtingen;
  • documenten, gegevens of inlichtingen die bij wet als geldig middel voor identificatie zijn erkend in de staat van herkomst van de cliënt.
• Overige cliënten:
  • Aan de hand van documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron.

De instelling kunnen beargumenteren dat het gerechtvaardigd was om op bepaalde documenten, gegevens of inlichtingen af te gaan.

Politiek prominente personen (PEP)
Onder PEP’s worden personen verstaan, die een prominente politieke functie bekleden of hebben bekleed en de directe familieleden of naaste geassocieerden van deze personen. Het begrip PEP beperkt zich niet langer tot buitenlandse politiek prominente personen: ook binnenlandse politiek prominente personen vallen nu onder dit begrip.

Een PEP is in elk geval (zie ook artikel 2 Uitvoeringsbesluit Wwft 2018):

1. staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
2. parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan;
3. lid van het bestuur van een politieke partij;
4. lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat;
5. lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
6. ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
7. lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
8. bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie.

In het geval dat de cliënt of de UBO een PEP is, dienen verscherpte cliëntenonderzoeksmaatregelen te worden getroffen, zoals passende maatregelen om de bron van het vermogen en van de middelen vast te stellen en toestemming van het hoger leidinggevend personeel voor het aangaan of voortzetten van deze zakelijke relatie of het verrichten van deze transactie.

Uiteindelijk belanghebbende (UBO)
Een UBO is een ‘ultimate beneficial owner’ of uiteindelijk belanghebbende. De instelling is verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen. De twee criteria die van belang zijn om een persoon te kwalificeren als UBO betreft het houden van het uiteindelijke eigendom of het hebben van de uiteindelijke zeggenschap in een cliënt, via het houden van aandelen, stemrechten, eigendomsbelang of andere middelen. In artikel 3 van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 staat een nadere uitwerking welke personen als UBO dienen te worden aangemerkt.

• Voor B.V.’s en N.V.’s is dat de natuurlijke persoon die direct of indirect voor meer dan 25% economisch gerechtigd is tot de vennootschap, dan wel degene die de zeggenschap uitoefent. Beursvennootschappen zijn uitgezonderd van deze 25% regel.
• Voor stichtingen en verenigingen is dat de natuurlijke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang heeft van meer dan 25%, dan wel meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van een statutenwijziging, dan wel de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon.
• Voor de V.O.F., maatschap, C.V. en rederij is dat de natuurlijke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang heeft van meer dan 25%, dan wel meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van beheersdaden en/of wijziging van de samenwerkingsovereenkomst.
• In het geval van een kerkgenootschap zijn de UBO’s de natuurlijke personen die bij ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap zijn benoemd.

Ook natuurlijke personen met een kleiner belang kunnen als uiteindelijk belanghebbende worden aangemerkt, bijvoorbeeld omdat zij op andere wijze de uiteindelijke zeggenschap over een cliënt hebben. Van een trust moeten meer personen als uiteindelijk belanghebbende worden aangemerkt. Het betreft in ieder geval de trustees van een trust, maar ook de oprichter, de eventuele protector en de begunstigde(n) van een trust.

Melding ongebruikelijke transacties
De instelling moet altijd een melding doen als er een vermoeden bestaat dat een (voorgenomen) transactie verband houdt met witwassen of terrorismefinanciering. De instelling meldt een ongebruikelijke transactie met het meldprogramma op de website van FIU-Nederland. De instelling moet zich eerst eenmalig registreren voordat er een transactie kan worden gemeld.

Ongebruikelijke transacties moet de instelling direct melden en in de melding neemt u onder andere op:

• de identiteit van de cliënt;
• aard en nummer van het identiteitsbewijs van de cliënt;
• aard, tijdstip en plaats van de transactie;
• als er sprake is van contanten: omvang, bestemming en herkomst van de contanten;
• om welke reden de instelling de transactie ongebruikelijk vindt.

Maak van de melding een afdruk of sla deze op als pdf-bestand. Na de melding krijgt de instelling een ontvangstbevestiging van FIU-Nederland. Deze bevestiging moet de instelling, net als de cliënt- en meldgegevens van de ongebruikelijke transactie en de afdruk of pdf-bestand van de melding, 5 jaar bewaren.

Voorbeelden van omstandigheden die kunnen duiden op een ongebruikelijke transactie:

• Onduidelijkheid over achterliggende partijen/uiteindelijk belanghebbenden, bijvoorbeeld bij het gebruik van een stroman;
• Voorwenden van een legale herkomst van gelden door deze ten onrechte voor te doen als consultancy-fees, commissies, of leningovereenkomsten;
• Ongebruikelijke herkomst van gelden, bijvoorbeeld uit landen met veel corruptie en politieke instabiliteit of betrokkenheid van offshore vennootschappen;
• Gelden afkomstig van buitenlandse rekeningen van Nederlanders die zijn geopend om de gelden buiten het zicht van de Nederlandse autoriteiten te houden;
• Ongebruikelijk en onverklaarbaar inkomen, zoals een voorgewende erfenis of het winnen van de loterij of het slechts kunnen noemen van niet-verifieerbare bronnen ter verantwoording van gelden;
• Afwezigheid van bepaalde documentatie ter verantwoording, zoals facturen, bankafschriften, koopovereenkomst, financieringsovereenkomst;
• De cliënt weigert te verklaren over de herkomst van het geld;
• Transacties of beleggingen zijn ongebruikelijk voor de cliënt in omvang of aard;
• De cliënt is een niet-gereglementeerde nominee company met onbekende aandeelhouders;
• De cliënt is woonachtig of gevestigd in een jurisdictie met een hoger witwas- en terrorismefinancieringsrisico of hoogrisicolanden, zoals belastingparadijzen, landen met bankgeheim, landen waar veel offshore vennootschappen zijn gevestigd of drugs producerende landen;
• De cliënt is ook een financiële onderneming, maar niet geregistreerd of geregistreerd in een jurisdictie met zwak AML/CFT-toezicht;
• De cliënt is betrokken bij, of ontleent zijn vermogen/inkomsten aan potentieel hoog risico – activiteiten of sectoren, zoals cash-intensieve activiteiten, vastgoedsector, trustsector, money transfers, offshore vennootschappen;
• De cliënt is een rechtsfiguur met ‘zwevend vermogen’, zoals de Trust, de Stiftung, de Zwitserse Treuhand of de Liechtensteinse Anstalt.
• De cliënt maakt gebruik van producten of services die kunnen leiden tot anonimiteit of tot onduidelijke informatie over onderliggende klanttransacties (bijvoorbeeld aandelen aan toonder of omnibusrekeningen).

Vrijwaring
Als de instelling te goeder trouw een ongebruikelijke transactie meldt bij FIU-Nederland, dan is de instelling  beschermd tegen civiele en strafrechtelijke aansprakelijkheid. De instelling kan dan niet aansprakelijk worden gesteld voor bijvoorbeeld de schade die de cliënt/relatie als gevolg van de melding oploopt. Ook kunnen de gegevens die de instelling  aan FIU-Nederland heeft doorgegeven, niet tegen de instelling  worden gebruikt in een strafrechtelijk onderzoek naar witwassen of terrorismefinanciering. De FIU-Nederland behandelt de melding vertrouwelijk.

Transactie ongebruikelijk of verdacht
De FIU-Nederland registreert de melding als een melding ongebruikelijke transactie. Vervolgens beoordeelt de FIU-Nederland of de ongebruikelijke transactie verdacht is en moet worden onderzocht door een opsporingsinstantie of een veiligheidsdienst.

Andere plichten
Naast het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht, hebt u de volgende verplichtingen:

• Geheimhoudingsplicht: u informeert niemand over de melding en het vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering, ook uw cliënt niet;
• Opleidingsplicht: de werknemers en beleidsbepalers moeten voldoende kennis hebben om ongebruikelijke transacties te kunnen herkennen.

Compliance- en auditfunctie
Afhankelijk van de aard en de omvang van de instelling de instelling kan het noodzakelijk zijn om invulling te geven aan een Compliancefunctie.

Bij ‘aard en omvang’ gaat het om een combinatie van factoren, dus niet alleen de grootte van de instelling naar aantal medewerkers, maar ook bijvoorbeeld naar beheerd vermogen, aantal cliënten, aantal buitenlandse of risicovolle cliënten en soorten producten.

De Compliancefunctie is gericht op het controleren van de naleving van wettelijke regels en interne regels die de instelling zelf heeft opgesteld.

Indien dit evenredig is aan de aard en omvang van de instelling, moet wellicht worden voorzien in een onafhankelijke Auditfunctie. Voor de toepassing van de Wwft dient de Auditfunctie de naleving van de Wwft door de instelling. de uitoefening van de Compliancefunctie, op onafhankelijke wijze te controleren.

Tot slot dient een instelling over procedures te beschikken die haar werknemers, of personen in een vergelijkbare positie in staat stellen om een overtreding van de Wwft intern te melden. Deze procedures moeten voorzien in een onafhankelijke en anonieme wijze voor het doen van meldingen.

Wat kan SVC voor u doen?
Heeft u vragen of begeleiding nodig bij het doorvoeren van de Wwft binnen uw organisatie? Neemt u dan contact met ons op. Heeft u een abonnement op ons Kennisportal? Dan is het goed om te weten, dat wij alle relevante wijzigingen hebben verwerkt op ons Kennisportal. Heeft u nog geen Kennisportal, maar wilt u hier meer over weten? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvende demonstratie.

Meer lezen?
Klik hier voor het volledige Leidraad Wwft, Wwft BES en sanctiewet 1977.