Concreet: Durf jij als accountant een prognose af te geven over de omzetontwikkeling bij klant a, gekoppeld aan zijn eigen performance en die van zijn branche? Exact’s MKB-monitor is een eerste voorbeeld. MKB breed wordt een plus van 4,3% verwacht. Accountants mogen een plus van bijna 6,8% verwachten. Waar staan jouw ondernemers? Waar staat jouw kantoor?
Match de prestaties van de onderneming – bouwbedrijf, retailonderneming, horecavestiging of je eigen accountantskantoor -aan die van branchegenoten of aan die van het MKB in het algemeen. Benchmarking is een jarenlang niet echt ingevulde belofte. De SRA heeft met Biz een model in handen waarmee hun leden de jaarrekening van hun cliënten kunnen afzetten tegen branchegemiddelden. Het CBS geeft betrouwbare cijfers waarna – na enig speurwerk – de prestaties van een MKB-ondernemer i.c. omzetcijfers vergeleken kunnen worden. Maar ook hier ligt er een behoorlijk gat in tijd en in wat je eigenlijk preciezer zou willen weten.
Kengetallen
Nu is er de Exact MKB-monitor op basis van 340.000 relevante in Exact Online bijgehouden administraties: gerealiseerde omzetten, omzetprognoses, cashflow, liquiditeitspositie en betaaltermijnen. Een backbone van 340.000 in Exact Online gevoerde administraties biedt nu benchmarks aan die recht in het financiële hart van een MKB-onderneming gaan.
Moderne dienstverlening
Uiteindelijk gaat het er bij accountants- en administratiekantoren om dat zij hun dienstverlening op een slimme en strakke manier organiseren. Ondernemers hebben dan geen nodeloos gedoe rond hun boekhouding. Wat daarvoor onder de softwaremotorkap nodig is vindt niet iedereen even boeiend. Feit is wel dat bij echt moderne accounting software standaardisering, RGS, automatisering, Machine Learning en Artificial Intelligence inmiddels hand in hand gaan. Judith Redi (data scientist), Remko Weijers (product managerRobotic Accounting) en Martin van Vliet van Exact vertellen hierover en de spin-off: de Exact MKB-monitor.
De vragen van een ondernemer
De werkelijkheid is praktisch. Het gaat om sneller, slimmer en beter boekhouden. Implementatie en gebruik van accounting software moet eenvoudig zijn. Goed gestructureerd en georganiseerd zodat adequate management informatie snel –real time – beschikbaar is en dat mogelijke fouten worden voorkomen. Met statistiek en traditionele data-analyse kan heel veel. Met AI en ML maak je weer een volgende stap. Traditionele data-analyse is op zoek naar wat je al weet. AI en ML brengen ook in kaart wat je nog niet weet of niet kon weten.
Analyses maken op basis van financiële kengetallen kan al decennia lang. Het vroeg wel arbeidsintensieve rekenacties. Met de inzet van AI en ML en een grote database gaat dat steeds beter. Exact maakt hier nu al gebruik van. 340.000 administraties in Exact zijn geschikt voor benchmarking. Statistisch gezien is die populatie groot genoeg om valide conclusies te trekken. Je kunt op zoek naar wat je nog niet weet en die informatie terug leveren aan gebruikers. Vorige maand presenteerde Judit Redi daarvan een eerste voorbeeld.
MKB-monitor
Exact presenteerde begin oktober haar Exact MKB-monitor. Deze monitor geeft een overzicht vanuit de branches handel, bouw, horeca en accountants van dekengetallen:
– Omzetontwikkeling per maand,
– Cashflow,
– Liquiditeitspositie, en
– Groeiverwachting 2019.
Ondernemers en accountants kunnen hun individuele performance afzetten tegen branchegemiddelden. ‘Doe ik het beter of slechter dan mijn concullega’s? De monitor biedt een generiek overzicht van het MKB en de branches: handel, bouw, horeca en accountants. Gegevens van individuele bedrijven zijn niet terug te vinden.’ Judith Redi benadrukt dat nog eens expliciet. ’Het is allemaal AVG-proof,’ zo vult Martin van Vliet aan. Basis van deze cijfers zijn de gegevens van ruim 340.000 Nederlandse administraties in Exact. Accountants kunnen zo de kengetallen van hun cliënten afzetten tegen hun branchegemiddelden. Accountants kunnen ook zien hoe het eigen kantoor er voor staat. Opnieuw: de ondernemer kan alleen zijn eigen cijfers en KPI’s relateren aan het branchegemiddelde. De link met de individuele concurrent in de aanpalende straat, stad of provincie is niet te maken!
Accountancy groeit dit jaar 7%
De statistieken geven bijvoorbeeld aan dat in augustus dit jaar de gemiddelde omzet van een accountants- of administratiekantoor een krappe 9%
hoger was dan in augustus 2018. Januari dit jaar zag een plus van ruim 15% t.o.v. januari 2018. Trend dit jaar lijkt uit te komen op ruim 7% omzetgroei. Dergelijke kengetallen zitten direct in het – financiële – hart van de ondernemer en de accountant: Hoe goed doe je het in vergelijking met de rest? De Exact MKB-monitor is een praktisch voorbeeld van een toepassing waarbij alle nu beschikbare digitale mogelijkheden worden gebruikt.
Ambitie
Onder de motorkap van de accounting software is moderne technologie aanwezig. Statistische modellen en historische ervaring zijn onontbeerlijk voor goede analyses. Afwijkingen die in het verleden al in administraties zijn gesignaleerd mogen niet opnieuw voorkomen. Die stap is al lang gemaakt. Het gaat nu om mogelijke nieuwe afwijkingen en om prognoses. En dan heb je ML en AI nodig. Niet in plaats van oude technieken, maar als aanvulling daarop.
‘Het doel is sec helemaal niet zo spectaculair. Het is in lijn met alle technologische ontwikkelingen uit het verleden. Sneller, beter, accurater, efficiënter. Meer inzicht bieden,’ zo stelt Judith Redi. Naast betere, meer actuele en relevante analyses gaat het ook nog steeds om efficiency.’
Martin van Vliet geeft dat in één korte statement vorm: ‘95% van de boekingsvoorstellen moeten in een keer goed gaan en automatisch kunnen worden ingevoerd.’ Dan zijn er dus nog 5% boekingen die niet automatisch kunnen worden voorspeld en geboekt. Daar moet de accountant naar kijken. ‘Het professionele oordeel blijft.’
Rol van accountant
Het takenpakket van een accountant is breed, van compliance tot en met advies en ondersteuning. Compliance, inkoop- en verkooptransacties, salaris administratie, fiscale aangiften, KvK-deponeringen, bankrapportages en CBS-uitvraag, moet zo snel, soepel en efficiënt mogelijk verlopen.
Gesprekspartner, advisering, ondersteuning, controller zijn aanvullende en verdiepende rollen voor de accountant. Moderne technologie – en daar hoort nu dus ook AI en ML bij – speelt daarbij een belangrijke rol.
Waar dan allemaal?
Judith Redi: ‘In principe overal. Wanneer bankgegevens actueel zijn ligt het kunnen voorspellen van toekomstige cash flows voor de hand.’
‘Maar ook bij het begin,’ zo stelt Remko Weijers. ‘Zoals bij nieuwe klanten. Het doen van geautomatiseerde boekingsvoorstellen voor bestaande klanten is niet meer zo moeilijk. “Je hebt dit eerder zo geboekt.” Bij nieuwe klanten is die ervaring er nog niet. Standaardisering en RGS is dan de oplossing. Met behulp van ML kunnen we vervolgens de wisdom of the crowd gebruiken. Algoritmes gaan binnen de totale populatie van 340.000 ondernemingen op zoek naar vergelijkbare transacties en komen op basis daarvan met boekingsvoorstellen. Zo gaat het percentage correcte boekingen omhoog. Dit ondersteunt de automatisering en de automatisering ondersteunt de processen.’
‘De systemen worden slimmer. Het spotten van vreemde, afwijkende transacties wordt eenvoudiger. Het draagt bij aan cybersecurity en slimmere systemen,’ zo stelt Judith Redi. Kijkend naar de auditpraktijk stelt zij dat met gebruik van AI en ML een controle niet meer per se op steekproeven hoeft te zijn gebaseerd. ‘Je kunt met de inzet van AI en ML een totale administratie analyseren en onderzoeken op mogelijke onregelmatigheden.’
‘Wat we dan presenteren is: dit is een transactie waar je naar zou moeten kijken,’ zo vult Remko aan.
Het is niet zo dat het systeem dan zegt dat iets verkeerd is? ‘Dat is nog way to go. Vaststellen dat iets echt daadwerkelijk fout is vraagt nog steeds een menselijk professioneel oordeel.’
Benchmarks
Veel MKB-ondernemingen zijn te klein voor een volledig opgetuigde administratieve functie. Een rol voor de accountant is dan ook die van de virtuele CFO. Exact kan daarvoor nu de benodigde informatie bieden. Dat begint met de analyse die een accountant kan maken van de cijfers van de onderneming. Benchmarkcijfers kunnen bij zo’n analyse een belangrijke rol spelen.
Martin van Vliet vult aan. ‘Wanneer je als accountant een MKB-bouwbedrijf met rond de 8 fte’s in je portefeuille hebt dan kunnen we vanuit Exact nu benchmarkinformatie leveren van vergelijkbare ondernemingen. Natuurlijk niet individueel herleidbaar. Alles is AVG-proof, ondernemers moeten vooraf toestemming geven.
Het zijn startpunten voor het kunnen invullen van de CFO-functie van een accountant ten behoeve van zijn ondernemers. De MKB-monitor is daar een eerste zichtbaar voorbeeld van. Gebaseerd op cijfers en analyses van een groot aantal ondernemingen in verschillende branches. ‘Cijfers die matchen met wat het CBS levert,’ zo stelt Judith Redi met enige trots.
Wil je meer lezen over de Exact MKB Monitor? Dat kan via deze whitepaper over de Exact MKB Monitor.
