De huidige coronacrisis is zonder twijfel erg ingrijpend voor veel MKB-familiebedrijven, constateert Register Belasting- en Bedrijfsadviseur Frank Visser. Visser analyseert de huidige doorsnee stand van zaken in het MKB-familiebedrijf aan de hand van een serie vragen die als het ware een businessscan zijn. De vragenserie is te gebruiken als checklist voor het eigen bedrijf:
Analyse van de doorsnee stand van zaken in het MKB familiebedrijf
- bedrijfsleiding: stel u en/of uw vrouw of de voorman valt/vallen (door Corona) (tijdelijk) weg: -hoe loopt het dan met de in- en verkoop dan wel de productie? En hoe met de financiële administratie? Welke overige zaken (tekeningsbevoegdheid!) zijn er in dit verband geregeld? En ook vastgelegd?
- kinderen: hebben ze interesse getoond in uw onderneming? Zo ja, allebei? Is hier bij (verdere) opleidings-/studiekeuze ook gezamenlijk over gesproken? Zijn ze op dit moment (gezond) thuis?
- financiële administratie: omvat dat alleen de dagelijkse boekhouding of ook de budgettering, de periodieke rapportage en de analyse ervan? In verband hiermee en verder professionalisering: hoe pro-actief is de boekhouder of accountant? Wordt u door hen over Corona goed geïnformeerd en eventueel ondersteund?
- personeel: is er een (vorm van) personeelsbeleid? Wordt de CAO geheel en correct toegepast? Is het personeel goed verzekerd? Hebt u periodiek gesprekken met hen en hebben die ook enige structuur? Wat doet de meewerkend voorman precies? Wordt de loonadministratie intern gedaan of uitbesteed? Zijn de Corona-maatregelen toegepast (1,5 meter afstand, loon- en andere subsidies en eventueel extra krediet aangevraagd)?
- klanten: geldt ‘de klant is koning’ wel voor allemaal? En komen ze alleen uit NL? Zo niet, is er dan een kredietverzekering? Is er een (vorm van) klantenbeheerssysteem? Hoe denkt u over ‘factoring’? Wordt de (klant met z’n) omzet geanalyseerd en vergeleken met het budget? Hebt u uw klanten geïnformeerd over de bij u geldende Corona-maatregelen?
- concurrentie: kent u al uw concurrenten, doet u onderzoek naar ze? Zo ja, wanneer, bij wie en hoe vaak? Is Corona voor u een reden om eens (tele)contact op te nemen?
- expansie: is dat in NL nog mogelijk? Zo ja, kan dat nu aangepakt worden? Als alleen groei door export mogelijk is, hoe staat u daar dan tegenover? Wat zijn dan eventueel blokkades? Door Corona is de (export)dekking ruimer geworden.
- leveranciers: zoekt u nog naar alternatieven, die qua prijs/kwaliteit ten minste evengoed of zelfs beter zijn? Houdt u elk jaar a.d.h.v. het inkoopbudget gesprekken over prijzen, kortingen en de omzetbonus? Hebt u uw leveranciers geïnformeerd over de bij u geldende Corona-maatregelen?
Overige zaken van uw bedrijfsvoering:
- verzekeringen: worden die alle bij één assurantiekantoor afgesloten? En komen die geregeld bij u over de vloer? En wat is hun waarde voor u? Of is het wellicht toch een optie om eens online kijken?
- huisbankier: Welke is het? En welke kredietafspraak ligt er? Is er periodiek contact, een gesprek? Geven ze actuele info wat u mogelijk een besparing oplevert (tussentijds aflossen of herfinancieren)? En hoe staat uw bedrijf bij hén bekend (hoe solvabel zien zij u)? Zouden ze u –zeker nu met Corona- redelijk gemakkelijk (extra) krediet of financiering willen verstrekken?
- notaris: is deze ook fiscaal jurist? Of tenminste estateplanner of werkt er een fiscalist op dat kantoor? En is het nu mogelijk online een (levens)testament of iets dergelijks af te sluiten?
- vastleggingen: wordt van alle afspraken altijd een vastlegging gemaakt, dan wel opgevraagd? En is hier een eenduidig en toegankelijk systeem van voorhanden? Geldt dit ook voor alle contracten, polissen, statuten, testamenten, kortom alle ‘’waardepapieren’’?
- back-up: wordt er geregeld een back-up van uw computer gemaakt? En waar wordt die bewaard?
- is er iets gedaan tegen cybercrime (de internetgevaren als hackers, fishing, malware en dergelijke)?
- zijn de op- en aanmerkingen van de boekhouder of accountant ook gerealiseerd (interne organisatie, bijvoorbeeld functiescheiding, gegevensbescherming en dergelijke)?
Tot slot: een hart onder uw riem!
Deze coronatijd is één grote ellende. Toch kunt u van de nood een beetje een deugd maken, door eens na te gaan wat eigenlijk al geregeld had moeten zijn. Ik hoop – naast een spoedig einde van deze coronacrisis en de noodzakelijke maatregelen – dat bovenstaande vragen u daarbij zullen helpen.
Frank Visser, Register Belasting- en Bedrijfsadviseur
